コピー機のリースで保守契約はどうするべきか

リースによるコピー機の導入で問題になるのが、機械が故障した時の対応をどうするかです。

いざという時に備え、保守契約を同時に行うのが基本となります。しかし、この契約にはいくつかの種類があるため、それぞれの特徴を知っておく必要があります。保守契約の形態はカウンター、トナーキット、スポットの3種類が見られます。カウンター保守は最も企業に選ばれている形式で、他の2種類に比べると手厚いサポートが受けられます。この形式を選択すると、リース料に加えてカウンター料金を支払います。カウンター料金とはコピー機の利用するごとに追加料金が発生するもので、相場はカラーコピーだと1枚15円程度、モノクロだと1枚2円程度とされます。

カウンター料金を支払うことで、定期的なメンテナンスや修理対応、部品の交換、消耗品の提供といったサービスが追加料金なしで利用可能です。トナーキット保守とは、そのコピー機専用のトナーを購入する見返りとして、定期メンテナンスと修理などに対応してもらえる形式とされます。限られた機種でしか利用できない特徴があります。スポット保守とは故障した時や不具合が発生した時、トナーを消耗しきった時などに、その都度料金を支払って対応してもらう形式です。

保守契約を締結していないケースに類似していますが、優先的に対応してもらえるメリットがあります。以上を踏まえ、リースの際には保守契約をどれにするかをしっかり検討してみてください。コピー機の印刷枚数がかなり多いオフィスとなれば、故障のリスクが高まるのでカウンター保守がお勧めです。逆に、それほど使用しないオフィスであれば故障する可能性は低くなるため、スポット保守にするかあるいはリース契約のみにするかが基本です。これらの選択肢の方がコストダウンにつながる可能性が高まります。

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